Es frecuente que cuando nos hablan de procedimientos de Modernización, actuemos con incredulidad, y tengamos dudas sobre si el proceso de Modernización va a servir para algo.
Para dar algo de luz a este asunto vamos a intentar explicar cómo va a cambiar el Ayuntamiento en los próximos meses y cómo se tramitarán a partir de la implantación de los sistemas de Modernización los expedientes que actualmente tramitamos.
La mejor forma de ver esos cambios y que los que ahora trabajamos en el Ayuntamiento podamos tener claro lo que debemos hacer es un documento que nos muestre cómo tendremos que hacer las cosas a partir de ahora partiendo de cómo se hacen ahora, es decir, un documento que explique partiendo de los métodos de trabajar actuales, cómo pretendemos Modernizarnos y mejorar.
El Ayuntamiento desde un punto de vista administrativo es, a grandes rasgos, una organización que recibe papel, hace trámites internos en base a esta información y comunica el resultado de esos trámites mediante papel, algo así como el siguiente gráfico.
Gráfico descriptivo del funcionamiento de un Ayuntamiento
Es decir, tenemos que conseguir sólo tres cosas para que tengamos total control de lo que en el Ayuntamiento está sucediendo:
1.- Digitalizar toda la documentación que recibimos.
2.- Digitalizar toda la documentación que enviamos en papel e ir realizando la transición para enviar documentos digitales con Firma Digital.
3.- Mantener copias digitales de toda la tramitación interna del Ayuntamiento de un modo comun, colaborativo y ordenado que nos permita localizar todo inmediatamente.
De todo lo anterior evidentemente lo más complicado es lograr alcanzar un sistema que nos permita realizar con éxito la transición de toda la actual tramitación interna “en papel” hacia una tramitación Moderna y Digital, para lo cual se requerirán algunos cambios importantes en el funcionamiento del Ayuntamiento.
En el siguiente archivo teneis resumidos los principales cambios sobre cómo deberemos actuar para alcanzar nuestros fines, y podreis consultarlo para solventar las dudas, que se puede tomar como una guía rápida de Modernización y buenas prácticas.
