No sólo lo digo yo. Moralzarzal es el Ayuntamiento tecnológicamente más avanzado de España.

Los que me conocen saben que llevo años diciendo que Moralzarzal es el Ayuntamiento tecnológicamente más avanzado de España.
Algunos amigos, compañeros e incluso gente de empresas con las que hemos trabajado durante los últimos meses me han llegado a decir que mi percepción estaba distorsionada y que no sabía lo que estaba diciendo.
Alguno me llegó a decir, “¿Cómo va a ser Moralzarzal mejor que Madrid o Barcelona tecnológicamente?” a lo cual yo siempre respondía: “Cada vez que alguien pasa por el Ayuntamiento de Moralzarzal y ve como se trabaja allí sale babeando y con una sensación de envidia increíble, da igual que sean municipios, pequeños, medianos o grandes. Todo el mundo alucina cuando lo ve.”
En los últimos meses, además del reconocimiento mediante el I Premio a la Calidad en las Entidades Locales de la Comunidad de Madrid que ha obtenido el Ayuntamiento y que por supuesto ha sido en gran parte responsable de que  mi sensación no sólo se haya afianzado sino que cada vez tengo una mayor certeza de que la distancia entre la forma en la que trabaja Moralzarzal y el resto de la Administración Pública en España no para de crecer, y cuando esta mañana me han llamado por teléfono para decirme que ya no soy el único que lo dice, que un periódico de tirada nacional, La Gaceta de los Negocios, piensa lo mismo que yo, no he hecho más que con una pequeña sonrisa en la cara volver a decir que Moralzarzal es claramente el Ayuntamiento tecnológicamente más avanzado de España.
La Gaceta de los Negocios - 21 de Mayo

La Gaceta de los Negocios - 21 de Mayo

 El artículo no tiene desperdicio, pero la verdad es que todo lo que dice es absolutamente real. 

 Titular y noticia de la Gaceta de los Negocios

Merece la pena leerlo entero pero imagino que todo el mundo que lo lea dirá que esto es más de lo mismo, y que artículos como este hay una docena que dicen que tal o cual municipio es el más avanzado.

La diferencia es que en Moralzarzal tiene todo lo que dice que se tiene, y todo se puede ver, está ahí y  aunque parezca increíble esto que estoy diciendo, la gran mayoría de municipios que presumen de avances tecnológicos sólo tienen las noticias, pero cuando preguntas que dónde se pueden ver funcionando esos avances de los que presumen, te suelen responder: “Eso lo tendremos en dos meses, estamos trabajando y muy pronto todo estará disponible”.

¿Sabéis lo que pienso cada vez que alguien me dice eso?

Pienso, esto es más de lo mismo, todo el mundo dice que tiene cosas muy avanzadas pero nadie te las enseña porque a la gente sólo le interesan los titulares de la presentación de los proyectos pero no los resultados de los proyectos. La mayoría de las ciudades dicen que tienen avances con los que luego realmente no cuentan y por tanto no te pueden enseñar, pero Moralzarzal es distinto.

Pienso en la cantidad de millones de euros que se han tirado a la basura en proyectos de Modernización que nunca acaban de implantarse y cómo Moralzarzal ha demostrado que cuando las cosas se hacen bien, hasta del último Euro se obtienen resultados.

Pienso que es increíble que ningún municipio de Madrid, ni la propia capital ofrezcan lo que ofrece un pequeño municipio y que a las pruebas me remito. Que alguien intente tramitar una licencia de obra o una licencia de apertura a través de Internet en Madrid o Barcelona y que luego lo intente en Moralzarzal y que se vean las diferencias.

Y pienso en la cara de incredulidad de todo el mundo que entra al Ayuntamiento de Moralzarzal y ve que no se trabaja con papel, que todo está digitalizado, que no hay que hacer fotocopias ni presentar nada por triplicado, que todo se firma digitalmente,  que puedes encontrar un expediente de hace diez años en cinco segundos, y muchos más “ques”. Creo que todo el mundo que sabe algo de Administración Pública debería ver cómo se trabaja en Moralzarzal para contraponerlo a las imágenes de las carretillas de papel de los juzgados y así poder comprobar que no toda la Administración pública funciona mal y que como en los comics de Asterix hay un pequeño municipio entre las grandes capitales de España, que resiste al papeleo y en el cual todo lo puedes hacer desde tu casa 24 horas al día y 365 días del año.

Y ahora que no sólo lo digo yo, pienso que Moralzarzal es el Ayuntamiento tecnológicamente más avanzado de España, y que si alguien no se lo cree, que vaya al Ayuntamiento y vea cómo trabajan o que se conecte a su Web y con sólo el DNI electrónico o un Certificado Digital compruebe que puede hacer cualquier trámite, porque en Moralzarzal si tienen todo lo que dicen que tienen.

 

 

Gracias por este merecidísimo premio

Cuentan que cuando Miguel de Unamuno fue condecorado por el rey Alfonso XIII, lo agradeció diciendo:

«Gracias, Señor, por entregarme la cruz de Alfonso XII, por este honor que tengo tan bien merecido».

El Rey, entonces, respondió extrañado:

«Me sorprende que digáis esto. Las demás personas a quienes he concedido la cruz me han asegurado no merecerla».

A lo cual Unamuno replicó:

«¡Y tenían razón, majestad!» 

Esta anécdota formó parte del discurso del Vicepresidente de la Comunidad de Madrid, Ignacio González durante la entrega del Primer Premio a la Calidad del Servicio Público en Entidades Locales de la Comunidad de Madrid, recogido el pasado día 16 de Diciembre por el Ayuntamiento de Moralzarzal.

Premio a la Calidad por la Administración Electrónica

Premio a la Calidad por la Administración Electrónica

Personalmente, que los responsables del proyecto de Modernización Administrativa del Ayuntamiento me invitasen a asistir a la Entrega del Premio me supuso una enorme satisfacción, pues han sido más de siete años de trabajo, que han situado al Ayuntamiento de Moralzarzal entre los referentes de la Administración Electrónica en España y ahora sí, podemos decirlo, en el Mejor Ayuntamiento de la Comunidad de Madrid.
Saber que los responsables políticos y técnicos del proyecto dentro del Ayuntamiento nos consideran parte responsable del éxito del mismo y no sólo una empresa proveedora más, me satisface enormemente, pero que te pidan que los acompañes a recoger el premio a la Calidad y las Mejores Prácticas de la Comunidad de Madrid es, algo más importante, que hace que sepas que todos los esfuerzos han merecido la pena.

¿Por qué somos los mejores?

El otro día tomando un café con un trabajador del Ayuntamiento de Moralzarzal, comentábamos la importancia del Premio para un Ayuntamiento de tamaño pequeño como el de Moralzarzal y para nosotros como empresa.
Desde la confianza que tenemos como “compañeros de trabajo” me comentó: “Está claro que aquí hacemos las cosas bien, pero ¿por qué somos los mejores?”.

Eso me hizo darme cuenta que si los propios trabajadores del Ayuntamiento no saben qué es lo que hace diferente al Ayuntamiento y ven como “normales” las cosas que allí se hacen en cuanto a la Tramitación Electrónica, la Eliminación de Papeleo y demás excelentes prácticas, posiblemente era el momento de hacer unas entregas sobre cómo se trabaja en el Ayuntamiento de Moralzarzal y en qué se diferencia la Tramitación dentro del Ayuntamiento de Moralzarzal con respecto al resto de Ayuntamientos, para que de este modo se pueda saber a nivel interno y externo por qué somos los mejores.

A partir de este post, se irán preparando entregas, intentaremos que con una frecuencia semanal sobre qué cosas hacen mejor al Ayuntamiento de Moralzarzal y cómo mediante la implantación de GestDoc 2.0 (la herramienta de Administración Electrónica y de Innovación organizacional de Add4u) se ha logrado unos grados de eficiencia y calidad altísimos en la tramitación tanto interna como externa del Ayuntamiento.

Se va a intentar explicar todo el proceso de Tramitación, desde el momento en el que la información entra al Ayuntamiento (Registro de Entrada, Registro Telemático, Solicitudes, Quejas, etc.), cómo se trata la información recibida, cómo se distribuye dentro de la Organización incluso en diversos edificios separados geográficamente, cómo se tramita internamente (Procesos automáticos, Plantillas, Sistema común de información, Firma Electrónica en todos los trámites internos, etc.) y por último como sale la información desde el Ayuntamiento (Registro de Salidas, Notificaciones, Comunicaciones con otras Administraciones, etc.).

Además se intentará mostrar las ventajas del sistema en su conjunto (Tramitación interna sin Papel, Sistema común de Información, Datos siempre actualizados, posibilidad de localizar de inmediato toda la documentación del archivo y del histórico, etc.).
Esperemos que tras la “demostración” de la forma en la que trabaja el Ayuntamiento de Moralzarzal mediante el sistema que nuestra empresa ha diseñado e implantado durante más de siete años, nadie vuelva a preguntar ¿Por qué somos los mejores? y sobre todo que quede constancia a nivel externo, que cuando se hacen las cosas bien, se pueden alcanzar los máximos grados de Calidad en la Tramitación de la Administración.

¿Cómo va a cambiar el Ayuntamiento?

Es frecuente que cuando nos hablan de procedimientos de Modernización, actuemos con incredulidad, y tengamos dudas sobre si el proceso de Modernización va a servir para algo.

Para dar algo de luz a este asunto vamos a intentar explicar cómo va a cambiar el Ayuntamiento en los próximos meses y cómo se tramitarán a partir de la implantación de los sistemas de Modernización los expedientes que actualmente tramitamos.

La mejor forma de ver esos cambios y que los que ahora trabajamos en el Ayuntamiento podamos tener claro lo que debemos hacer es un documento que nos muestre cómo tendremos que hacer las cosas a partir de ahora partiendo de cómo se hacen ahora, es decir, un documento que explique partiendo de los métodos de trabajar actuales, cómo pretendemos Modernizarnos y mejorar.

El Ayuntamiento desde un punto de vista administrativo es, a grandes rasgos, una organización que recibe papel, hace trámites internos en base a esta información y comunica el resultado de esos trámites mediante papel, algo así como el siguiente gráfico.

Gráfico descriptivo del funcionamiento de un Ayuntamiento

Gráfico descriptivo del funcionamiento de un Ayuntamiento

Es decir, tenemos que conseguir sólo tres cosas para que tengamos total control de lo que en el Ayuntamiento está sucediendo:

1.- Digitalizar toda la documentación que recibimos.

2.- Digitalizar toda la documentación que enviamos en papel e ir realizando la transición para enviar documentos digitales con Firma Digital.

3.- Mantener copias digitales de toda la tramitación interna del Ayuntamiento de un modo comun, colaborativo y ordenado que nos permita localizar todo inmediatamente.

De todo lo anterior evidentemente lo más complicado es lograr alcanzar un sistema que nos permita realizar con éxito la transición de toda la actual tramitación interna “en papel” hacia una tramitación Moderna y Digital, para lo cual se requerirán algunos cambios importantes en el funcionamiento del Ayuntamiento.

En el siguiente archivo teneis resumidos los principales cambios sobre cómo deberemos actuar para alcanzar nuestros fines, y podreis consultarlo para solventar las dudas, que se puede tomar como una guía rápida de Modernización y buenas prácticas.

 Descripción sobre como se va a modificar el funcionamiento del Ayuntamiento con el procedimiento de Modernización

Modernización Administrativa. Primeros pasos

Cuando se afrontan las tareas de Modernización Administrativa, surgen preguntas entre los trabajadores municipales del estilo de las siguientes:

  • ¿Es necesario hacer esto?
  • ¿Por qué quieren intentar cambiar la forma en la que trabajamos si llevo muchos años haciéndolo de este modo?
  • ¿Va a servir esto de algo?

Todas estas preguntas tienen su sentido, es lógico que los trabajadores que llevan muchos años haciendo bien su trabajo tengan dudas sobre unos cambios drásticos que van a cambiar los pilares de la organización, pero para entender el fundamento de los cambios mas importantes de este proyecto hay que leer al menos estos cuatro documentos:

1.- Ley 7/1985 Reguladora de las Bases de Regimen Local.

Es quizá la que más nos ayudará a entender el fundamento de todo, pues regula cómo debe funcionar un Ayuntamiento, qué depende de quién, y demás asuntos que muy frecuentemente nos afectan como trabajadores municipales. Se debe leer no sólo para comprender los pasos sobre la Modernización Administrativa que estamos emprendiendo sino para entender los fundamentos de los Ayuntamientos.

2.- Ley 30/1992 de Procedimiento Administrativo Común.

Esta es la Ley que rige cómo debemos tramitar los Expedientes Administrativos, qué documentación debemos pedir o no y qué trámites debemos hacer en cada momento. Su lectura es fundamental para entender las acciones que se van a tomar en este proceso de Modernización Administrativa, y que no surjan dudas en cuanto a cómo se debe tramitar cualquier expediente en el Ayuntamiento.

3.- Ley 59/2003 de Firma Electrónica.

Esta Ley es la que rige cómo se debe aceptar la Firma Electrónica tanto en procedimientos internos como Documentos que Recibamos y Enviemos Firmados Digitalmente. Tan pronto el Ayuntamiento tenga implantado el Registro Telemático o los técnicos comiencen a firmar electrónicamente sus informes debemos tener conocimiento de qué es lo que debemos hacer y qué no, y esta Ley es la que nos indica como se debe actuar.

Y la más importante y probablemente la que ha resultado fundamental para que comencemos este periodo de Modernización Administrativa:

4.- Ley 11/2007 Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

Esta Ley es de reciente aprobación y es la que nos obligará a que todos los servicios que actualmente proporcionamos a los ciudadanos tengan que estar disponibles mediante el uso de Internet para todos los ciudadanos y que todos los trámites puedan realizarse tanto presencialmente como actualmente ocurre como a través de medios telemáticos.

Es muy importante que tengamos muy en mente esta Ley, y que entendamos que además de la voluntad política, que es fundamental para que esta Modernización sea un éxito tenemos la obligación de cumplir esta Ley, y que el día 1 de Enero de 2010 su aplicación será obligatoria.

Además este proceso de Modernización nos va a dar una oportunidad para mejorar los procesos, los procedimientos y la información que manejamos, de modo que debemos aprovechar esta Modernización e intentar que sirva para mejorar la forma en la que trabajaremos y para aumentar la productividad, cosa que llevamos años reclamando y que ahora puede ser una realidad.